Redagowanie treści

Nie zwracaj się do wszystkich adresatów w ten sam sposób. Dostosuj styl pisania maila do zażyłości, jaka łączy Cię z odbiorcą. Zasadę tę stosujesz przecież w rozmowach bezpośrednich czy telefonicznych. Inaczej komunikujesz się z klientem znanym, lubiącym luźne, koleżeńskie wręcz relacje, w inny sposób będziesz natomiast rozmawiał z osobą, o której niewiele wiesz. Dokładnie taka sama reguła obowiązuje w korespondencji mailowej.

Pamiętaj - ludzie lubią wiedzieć, że rozmawiają z ludźmi. Czekają na zainteresowanie drugiej strony. Nie stosuj zatem bezosobowego urzędowego języka, jeśli nie jest to konieczne, staraj się pisać uprzejmie, w przystępny sposób, podpisuj się imieniem i nazwiskiem, a nie tylko nazwą firmy. I koniecznie! zawsze! dopisuj swoje dane kontaktowe, bez względu na to, który raz wysyłasz wiadomość do danego klienta . Niewiele jest rzeczy bardziej frustrujących niż sytuacja, kiedy potrzebujesz skontaktować się z kimś i musisz przekopać się przez dziesiątki maili, aby odnaleźć numer telefonu.

 

Czytelność – zdecydowanie tak

Unikaj przesady w czasie tworzenia wiadomości. Pilnuj, aby Twoje maile były czytelne. Nie chodzi tu tylko o konstrukcję treści, dobór słów, a co za tym idzie – zrozumienie przekazu. Nie każdy korzysta z tego samego systemu, programu czy aplikacji, dlatego staraj się wybierać jak najbardziej uniwersalne znaki, od czcionki zaczynając, na grafikach kończąc. W ten sposób minimalizujesz ryzyko, iż wiadomość zostanie błędnie wyświetlona u odbiorcy. Przesadne ubarwianie tekstu – dosłownie – również nie jest wskazane, ponieważ może odciągać uwagę czytającego od tego, co najważniejsze, czyli od treści maila. Zamiast tego stosuj pogrubienia, akapity, większe odstępy między poszczególnymi fragmentami tekstu, wypunktowanie czy tabele. Wszystko w myśl zasady: „im prościej tym lepiej”.

Pamiętaj również, a może przede wszystkim, o poprawnej polszczyźnie. Nawet najpiękniej zredagowana i opracowana graficznie wiadomość będzie razić w oczy, jeśli pojawią się w niej błędy ortograficzne, gramatyczne, wyrazowe czy inne, jak na przykład pominięcie w zwrotach Pan / Pani wielkich liter.

 

Korespondencja seryjna

Staraj się pokazać, że zależy Ci na kontakcie właśnie z tą konkretną osobą. Masowa wysyłka maili jest naturalnym sposobem na rozesłanie tej samej wiadomości do większej grupy odbiorców. Umówmy się, nie każdy ma czas na pisanie i wysyłanie dziesiątek czy setek podobnych treści. Jeśli do tej pory ten rodzaj korespondencji prezentował się w Twojej firmie zupełnie bezosobowo, postaraj się nieco spersonalizować ich zawartość. Obecnie dostępnych jest wiele wizualnych kreatorów maili, przy pomocy których wiadomości od Ciebie pozostaną w pamięci odbiorców na dłużej i z pewnością bardziej zachęcą do działania.

 

Uprzejmość - jak najbardziej

Nie zapominaj o dobrych manierach również w korespondencji mailowej. Zarówno sposobem powitania, jak i pożegnania wpływasz na to, jak postrzega Cię odbiorca. Miłe „Dzień dobry” czy bardziej oficjalne „Szanowny Panie/ Szanowna Pani” będzie zdecydowanie lepsze niż chłodne „Witam”. Dziękuj za każdy przejaw zainteresowania ze strony odbiorcy, za informacje, które Ci przekazuje, wnioski, uwagi i pochwały. Pamiętaj - magiczne słówko „dziękuję” ma wielką moc.

Kończąc wiadomość możesz pożegnać się zwyczajnym „Pozdrawiam”, „Pozdrawiam serdecznie”, „Łączę pozdrowienia”, a jeśli piszesz do klienta, z którym łączą Cię luźne relacje, możesz dodać również coś od siebie. Oficjalne „Z poważaniem” czy „Z wyrazami szacunku” zostaw dla bardziej formalnych maili lub osób, które są wyższe rangą.